Là một kế toán, ngoài những nghiệp vụ cần thiết thì cần phải nắm rõ các bước xử lý hoá đơn thay đổi địa chỉ, tên công ty trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp khi phát sinh các vấn về về thay đổi thông tin trên hóa đơn. Bài viết dưới đây, Kế toán Newtrain xin chia sẻ về vấn đề xử lý hóa đơn như thế nào khi thay đổi địa chỉ, tên công ty.
Nội dung chính
>>> Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra
Cơ sở pháp luật:
Nội dung bài viết dựa theo thông tư số 39/2014/TT- BTC về việc điều chỉnh hóa đơn (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử,…) khi có thay đổi những thông tin xuất hiện trên hóa đơn.
1. Các trường hợp thay đổi tên công ty, địa chỉ
Căn cứ theo các quy định:
- Tại Khoản 5, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi khoản 2, Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC – “Phát hành hoá đơn của tổ chức kinh doanh”)
- Điều 29 Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018 của Bộ tài chính quy định về thủ tục hủy hóa đơn giá trị gia tăng.
Cụ thể:
Hóa đơn thay đổi địa chỉ, tên công ty nhưng không thay đổi mã số thuế
Trường hợp này có nghĩa là những hóa đơn đã được doanh nghiệp đặt in và làm thông báo phát hành, trên hóa đơn được in sẵn địa chỉ, tên công ty nhưng vẫn chưa sử dụng hết. Nếu có sự thay đổi tên và địa chỉ của công ty nhưng không có sự thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng được khi làm đúng theo thủ tục các bước.
Bước 1: Làm sẵn con dấu địa chỉ và tên công ty mới, khi muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn, nhân viên kê khai hóa đơn có thể đóng vào ngay bên cạnh của mục tên, địa chỉ cũ.
Bước 2: Làm bảng thông báo về việc điều chỉnh những thông tin trong nội dung của hóa đơn (địa chỉ công ty, tên công ty) theo thông tư số 39/2014/TT- BTC lên cơ quan thuế quản lí trực tiếp.
Bước 3: Sau đó, công ty có thể được phép sử dụng ngay hóa đơn đã thay đổi địa chỉ, tên công ty.
Hóa đơn thay đổi địa chỉ, tên công ty và cả mã số thuế, cơ quan thuế
Nếu công ty có ý muốn tiếp tục sử dụng những hóa đơn đã đặt in đó. Thì với trường hợp này bên phía công ty cần phải làm các bước sau:
- Đầu tiên, công ty phải gửi báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn cần thay đổi địa chỉ, tên công ty đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp trước đó.
- Làm con dấu có địa chỉ, tên công ty mới và đóng dấu vào bên cạnh mục địa chỉ đã được in sẵn trên hóa đơn.
- Tiếp theo, cần tiến hành gửi Bảng kê khai hóa đơn chưa sử dụng theo mẫu BK01/AC dựa trên thông tư số 39/2014/TT- BTC.
- Sau đó, phía công ty phải gửi thông báo điều chỉnh địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp mới theo quy định của pháp luật qua thông tư số 39/2014/TT- BTC.
- Cuối cùng, công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn thay đổi tên, địa chỉ công ty.
Trường hợp doanh nghiệp không có ý muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đã được in.
- Khi doanh nghiệp không muốn sử dụng lại hóa đơn đã được in trước đó. Doanh nghiệp cần phải thực hiện hủy các số hóa đơn GTGT chưa được sử dụng.
- Sau đó sẽ thông báo kết quả hủy hóa đơn GTGT chưa sử dụng chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Sau khi đã thông báo hủy hóa đơn GTGT cũ, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn GTGT mới với cơ quan thuế quản lý mới đã đăng ký.
2. Thủ tục hủy hóa đơn khi có thay đổi địa chỉ, tên công ty và không muốn tiếp tục sử dụng.
Căn cứ theo Khoản 1 mục IV công văn 2010/TCT-TVQT thì việc hủy hóa đơn đã in nhưng bất chợt có thay đổi địa chỉ, tên công ty và phía doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng, các doanh nghiệp cần phải tiến hành các bước sau:
- Bước 1: Lập bảng kiểm kê số lượng hóa đơn cần hủy theo mẫu BK01/AC.
- Bước 2: Phải thành lập hội đồng chịu trách nhiệm hủy hóa đơn nếu đó là các doanh nghiệp cổ đông. Đối với các đơn vị kinh doanh cá nhân thì không cần phải thực hiện bước này.
- Bước 3: Thực hiện hồ sơ hủy hóa đơn. Hồ sơ bao gồm các mục sau: quyết định về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn, bảng kiểm kê hóa loại và số lượng hóa đơn cần hủy, bảng thông báo kết quả hủy hóa đơn. Hồ sơ được lập thành hai bản do doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế cũ giữ, mỗi bên một bản.
Lưu ý: Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất 30 kể từ ngày thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
Trên đây là cách xử lý hóa đơn thay đổi địa chỉ, tên công ty mà Newtrain cung cấp cho bạn. Ngoài ra, mọi thắc mắc hay khó khăn trong quá trình học tập và tìm hiểu về lĩnh vực này, bạn có thể gửi mail về hộp thư daotao.newtrain@gmail.com, tham khảo trực tiếp mọi thông tin tại website chính thức của Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain: https://ketoan.vs.id.vn/ hoặc gọi ngay hotline: 098.721.8822 để biết thêm chi tiết bạn nhé!