Quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng
Để đáp ứng các yêu cầu trong việc lập hóa đơn GTGT, ngoài việc tuân thủ về mặt nội dung trong nguyên tắc lập hóa đơn GTGT thì việc tuân thủ hình thức là một điều cực kỳ quan trọng. Một trong những yếu tố hình thức quan trọng đó là chữ ký trên hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng. Chữ ký này sẽ quyết định hóa đơn của bạn có hợp lệ hay không. Sau đây, hãy cùng Kế toán Newtrain tìm hiểu kỹ hơn về những quy định trên hóa đơn GTGT bạn nhé!
>>> Xem thêm:
1. Những quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng
1.1 Theo điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định bắt buộc người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
1.2 Về màu mực, không được sử dụng mực đỏ, chữ ký phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực không bị phai màu, hay dễ dàng loang lỗ, mất chữ khi dính nước. Không dùng bút gel có thể xóa được trên hóa đơn GTGT.
1.3 Chữ ký phải là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền chứ không được sử dụng bằng con dấu hoặc chữ ký khắc sẵn.
1.4 Hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử hoặc bán hàng sẽ trở nên bất hợp lệ khi có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa chữ ký.
1.5 Chữ ký của một người chịu trách nhiệm về hóa đơn đó phải thống nhất tuyệt đối với sổ đăng ký mẫu chữ ký lúc ban đầu.
1.6 Trên hóa đơn GTGT,phía cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của người chịu trách nhiệm cao nhất đơn vị đó. Trường hợp người khác ký thay thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người được ủy quyền. Giấy ủy quyền sẽ được đính kèm với hóa đơn. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.
1.7 Với mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX … người mua hàng không cần thiết phải ký hóa đơn, ở mục chữ ký của người mua hàng, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX…
2. Những trường hợp chữ ký không đúng quy định trên hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng
Theo thông tư số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 quy định những trường hợp chữ ký hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng không đúng quy định và mức xử phạt hành chính như sau:
- Phạt tiền từ 3-5 triệu đồng:
Tẩy xóa, chỉnh sửa chữ ký với mọi hình thức trên hóa đơn GTGT, điện tử và bán hàng.
Ký hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng bằng mực không đúng quy định hoặc màu đỏ, mực phai màu.
Ký bằng con dấu hoặc chữ ký được khắc sẵn.
- Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng:
Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn GTGT thuộc phạm vi trách nhiệm của người ký.
Ký hóa đơn vượt quá thẩm quyền xử lý cũng như trách nhiệm của mình trên hóa đơn.
Chữ ký trên hóa đơn không thống nhất hoặc không giống với sổ đăng ký mẫu chữ ký ban đầu.
Không có đủ chữ ký quy định trên hóa đơn GTGT(người bán hàng, người mua hàng,…)
Với những trường hợp trên, hóa đơn GTGT sẽ trở nên không hợp lệ và sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và ghi tính trừ chi phí trong thuế TNDN. Vì vậy, các bạn phải hết sức lưu ý trong quá trình viết hóa đơn cũng như người mua hàng phải hết sức cẩn trọng để giao dịch của bạn trở nên thành công hơn.
>>> Bài viết liên quan:
Trên đây là những quy định của chữ ký trên hóa đơn GTGT, điện tử và bán hàng. Ngoài ra, mọi thắc mắc hay khó khăn trong quá trình học tập và tìm hiểu về lĩnh vực này, bạn có thể tham khảo trực tiếp tại website chính thức của Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain: https://ketoan.vs.id.vn/ hoặc gọi ngay hotline: 098.721.8822 để biết thêm chi tiết bạn nhé!
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo thông tin sau:
Hotline: 098.721.8822
Fanpage: Kế Toán Newtrain – Địa Chỉ Số 1 Về Đào Tạo Kế Toán Thực Tế
Email: daotao.newtrain@gmail.com