Nội dung chính
Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT
Ngày nay, việc mua bán giao dịch giữa các doanh nghiệp trở nên thường xuyên và với vô vàng sản phẩm và dịch vụ, cho nên cần phải dùng hoá đơn để ghi lại thông tin các mặt hàng giao dịch nhằm dễ dàng hạch toán tài chính và kê khai, nộp thuế cho cơ quan thuế của Nhà nước. Trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh mua bán của các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn GTGT để ghi thông tin nhập, xuất hàng hoá và cung ứng dịch vụ. Để đảm bảo hoá đơn được lập đầy đủ và chính xác, người lập phải chú ý những nội dung bắt buộc trên hoá đơn GTGT.
>>> Xem thêm: Hóa đơn chưa phát hành đã sử dụng
Căn cứ vào các Thông tư đã được Bộ Tài chính ban hành như:
- Thông tư 39/2014/TT-BTC
- Thông tư 119/2014/TT-BTC
- Thông tư 26/2015/TT-BTC
Việc viết hoá đơn GTGT phải đảm bảo những nội dung sau đây:
1. Tên loại hoá đơn
Thông thường, tên hoá đơn sẽ được in hoa to nhất trên mặt hoá đơn đầy đủ các liên. Tên loại đơn thể hiện mục đích của hoá đơn? Một số trường hợp nếu tổ chức doanh nghiệp muốn dùng hoá đơn để làm chứng cứ cụ thể trong công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng ( VD: phiếu bảo hành, phiếu xuất kho,…) thì có thể thêm vào bên dưới với kích thước chữ nhỏ hơn và để trong dấu ngoặc tròn.
2. Mẫu số, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn
Các thông tin ký hiệu mẫu số (thông thường sẽ bao gồm 11 ký tự) bắt buộc phải có (được in sẵn) nhằm mục đích định danh rõ ràng hoá đơn lúc kê khai vào lưu trữ vào hồ sơ:
2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn
4 ký tự thể hiện tên hoá đơn
1 ký tự thể hiện số liên của hoá đơn
1 ký tự “/” để phân chia số liên với số thứ tự của mẫu
3 ký tự thể hiện số thứ tự của mẫu trong một loại hoá đơn
Ký hiệu hoá đơn gồm 6 ký tự, trong đó:
2 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hoá đơn trong số 20 chữ cái tiếng Latin trong bảng chữ cái: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
Ký tự “/” để phân cách ở giữa
3 ký tự cuối là năm tạo và hình thức của hoá đơn
Số thứ tự hoá đơn gồm 7 chữ số quy định số thứ tự hoá đơn trong một loại hoá đơn
3. Tên liên hoá đơn
Hoá đơn sẽ bao gồm ít nhất 2 và nhiều nhất 9 liên, trong đó:
Liên 1 màu tím: Lưu tại sổ hoá đơn nơi đặt in, mua của cơ quan thuế
Liên 2 màu đỏ: Giao cho khách hàng, kê khai đầu thuế cho tổ chức doanh nghiệp
Liên 3 màu xanh: Lưu hành nội bộ (Nếu tổ chức có nhiều Ban ngành thì mỗi ban một liên, có thể 8 liên cũng được)
4. Ngày tháng năm viết hoá đơn
Người lập sẽ ghi chính xác ngày tháng năm tạo lập hoá đơn. Nội dung này là bắt buộc trên hoá đơn GTGT. Thể hiện sự chuyển giao giữa người bán và người mua, không phân biệt đã hay chưa thu được tiền.
5. Thông tin đơn vị bán (Tên, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại, mã số thuế)
Nội dung này yêu cầu bắt buộc người lập hoá đơn phải ghi đầy đủ. Tên có thể là tên cá nhân, tổ chức hoặc công ty doanh nghiệp. Đi kèm với đó là địa chỉ, số tài khoản, điện thoại và không thể thiếu đó là mã số thuế. Nội dung này giúp cho cơ quan thuế đối chiếu hồ sơ đã đăng ký từ đó tính thuế GTGT và phân loại, lưu giữ trong sổ hoá đơn.
6. Thông tin người mua (Tên, địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh toán, mã số thuế)
Nội dung thông tin người mua yêu cầu bắt buộc phải ghi rõ ràng và đầy đủ giống như thông tin đơn vị bán. Thêm vào đó là phần mục “hình thức thanh toán”, nếu người mua chuyển khoản qua ngân hàng, điện thoại thì ghi tắt là “CK”, còn thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thì ghi tắt là “TM”.
7. Danh sách chi tiết các mặt hàng giao dịch (Tên hàng hoá, số lượng, đơn vị tính, giá thành, tổng tiền)
Phần này là liệt kê đầy đủ từ tên loại hàng hoá giao dịch, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, giá thành tổng từng đơn vị hàng, giá thành tổng loại hàng trước thuế, tỉ suất thuế VAT, tổng giá thành sau thuế) trong bảng (được kẻ sẵn từng dòng, nếu loại hàng nào đó có tên dài quá thì viết xuống dòng và các trường dữ liệu liên quan phải ngang dòng cùng với nhau, tiếp sau đó là loại hàng hoá tiếp theo)
Lưu ý: Phần tổng giá thành sau thuế cũng là giá thành của hoá đơn, phải được ghi bằng số và bằng chữ tránh nhầm lẫn.
8. Người mua và người bán ký và ghi rõ họ tên
Phần này là bắt buộc đối với việc tạo lập hoá đơn, nhằm mục đích xác minh và có người đứng ra chịu trách nhiệm đối với các thông tin ghi trên hoá đơn sau này, nếu không có ký tên đóng dấu xem như hoá đơn không có giá trị.
Thông thường, nếu là giao dịch nhỏ lẻ giữa 2 cá nhân, thì việc ký tên sẽ trực tiếp của người mua và người bán. Nếu với quy mô lớn hơn như trong doanh nghiệp thì sẽ có người đại diện như kế toán, người bán hàng,… miễn ai trực tiếp lập hoá đơn giá trị gia tăng sẽ ký. Cuối cùng là phần ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên của thủ trưởng đơn vị.
Lưu ý: Hóa đơn chỉ cần ký tại tiêu thức “thủ trưởng đơn vị” hoặc “người bán hàng” có nghĩa là: Trên hoá đơn có sẵn 2 tiêu thức “người bán hàng” và “thủ trưởng đơn vị”, nếu thủ trưởng đơn vị đã ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên trong tiêu thức “thủ trưởng đơn vị” thì không cần ký thêm vào tiêu thức “người bán hàng” và không cần đóng dấu ở góc trái của hoá đơn GTGT.
>>> Bài viết liên quan:
Trên đây là những nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT mà Newtrain đã cung cấp cho bạn. Ngoài ra, mọi thắc mắc hay khó khăn trong quá trình học tập và tìm hiểu về lĩnh vực này, bạn có thể tham khảo trực tiếp tại website chính thức của Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain: https://ketoan.vs.id.vn/ hoặc gọi ngay hotline: 098.721.8822 để biết thêm chi tiết bạn nhé!
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo thông tin sau:
Hotline: 098.721.8822
Fanpage: Kế Toán Newtrain – Địa Chỉ Số 1 Về Đào Tạo Kế Toán Thực Tế
Email: daotao.newtrain@gmail.com