Cách viết hoá đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định
Cách viết hoá đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định trong trường hợp hóa đơn bán hàng qua điện thoại (không nhất thiết phải có chữ ký của người mua) như thế nào? Sau đây, trung tâm đào tạo Newtrain sẽ hướng dẫn cụ thể cho các bạn cách viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định.
>> Xem thêm: Quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT, điện tử, bán hàng
Những lưu ý khi doanh nghiệp vay tiền ngân hàng để mua ô tô
1. Cách viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định
Căn cứ theo Nghị định của Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính, theo quy định viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại sẽ bao gồm các bước sau:
Tên loại hóa đơn
Người lập hóa đơn cần chú ý đến tên loại hóa đơn cần lập. Là hóa đơn thuế giá trị gia tăng, hay hóa đơn bán hàng thay thế cho hóa đơn GTGT khi doanh nghiệp kê khai thuế cho cơ quan thuế theo phương pháp trực tiếp.
Số hóa đơn và mẫu số hóa đơn
Thông tin số, mẫu số hóa đơn là thông tin bắt buộc và là dạng thông tin phân biệt nên phải là duy nhất không trùng lặp giúp việc lưu trữ và xử lý hóa đơn của các doanh nghiệp không bị nhầm lẫn.
Tên liên hóa đơn
Nếu hóa đơn bán hàng theo kiểu truyền thống là bằng giấy thì sẽ chia ra nhiều liên bao gồm liên doanh nghiệp bán hàng giữ, liên nộp cho cơ quan thuế của Nhà nước, liên giao cho khách hàng
Còn với hóa đơn bán hàng điện tử thì không có khái niệm liên. Mọi cơ quan, tổ chức lưu trữ và xử lý hóa đơn đều khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất. Khách hàng sẽ nhận hóa đơn điện tử thông qua 2 hình thức chính: nhận thông qua cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử bên thứ 3 như Email, SMS; nhận thông qua hình thức của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử.
Ngày tháng năm lập hóa đơn
Việc viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định cũng cần phải ghi chính xác ngày tháng năm lập hóa đơn.
Thông tin bên bán hàng
Thông tin này sẽ bao gồm tên cá nhân (tổ chức, doanh nghiệp) bán hàng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại liên lạc,… phải được ghi rõ ràng và đầy đủ nhằm thuận tiện cho bên xử lý hóa đơn dễ dàng theo dõi, tra cứu và xử lý các vấn đề phát sinh như bên bán trả lại hàng, người lập hóa đơn nhập sai thông tin các mặt hàng,…
Thông tin bên mua hàng
Cũng giống như bên bán, việc viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại cũng cần phải ghi rõ ràng thông tin của người mua hàng. Nhưng nếu bên phía người mua không cung cấp đầy đủ thông tin thì ghi rõ “người mua không cung cấp Họ tên, địa chỉ, mã số thuế”. Đặc biệt ở tiêu thức hình thức thanh toán dù là thanh toán qua điện thoại(thẻ cào điện thoại), hay chuyển khoản ngân hàng thì đều ghi là CK (chuyển khoản) và ghi rõ số tài khoản.
Chi tiết các mặt hàng trong đơn hàng
Các chi tiết mặt hàng đều phải được ghi logic và đầy đủ như: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền trước thuế VAT và sau thuế VAT (ghi rõ ràng cả bằng chữ lẫn bằng số)
Ký và ghi rõ họ tên
Vì là hóa đơn bán hàng qua điện thoại, nên chỉ cần chữ ký và họ tên bên phía bán hàng mà không cần chữ ký của người mua hàng. Mục “Người bán hàng ký và ghi rõ họ tên” sẽ được ghi là “Bán hàng qua điện thoại”.
2. Điều kiện đóng dấu trong hóa đơn bán hàng qua điện thoại theo quy định
Những mặt hàng nhỏ lẻ như hàng tiêu dùng, may mặC,… khi bán không lập hợp đồng mua bán thì theo quy định của Bộ tài chính có thế bán hàng qua điện thoại. Nhưng những mặt hàng có quy mô lớn và giá trị cao, phải lập hợp đồng mua bán, tư vấn thiết kế, thi công xây dựng giữa hai bên như trong lĩnh vực đầu tư, kinh doanh địa ốc, mua bán bất động sản,… thì không thuộc trường hợp cho phép bán hàng qua điện thoại (theo công văn số 7515/CT-TTHT ngày 5/8/2016 của Cục thuế Tp Hồ Chí Minh). Cho nên việc doanh nghiệp bán hàng đề nghị lập hóa đơn cho khách hàng mà ký, đóng dấu tại mục “Người mua hàng ký, ghi rõ họ tên” là “bán hàng qua điện thoại” là không đúng với quy định.
Trong những trường hợp công ty doanh nghiệp cho thuê mặt bằng, kinh doanh hay quảng cáo trưng bày,… mà người mua không đến nhận hóa đơn (gửi qua FAX hoặc bưu điện), yêu cầu phía người bán ghi, đóng dấu “bán hàng qua điện thoại” mà không ký, ghi rõ họ tên đầy đủ thì theo quy định tại Điểm đ Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn có chữ ký của người mua, không được phép lập hóa đơn bán hàng qua điện thoại.
Trên đây là những hướng dẫn cụ thể về cách viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại và điều kiện đóng dấu hóa đơn bán hàng qua điện thoại. Mọi thắc mắc và ý kiến đóng góp xin vui lòng truy cập đến website của Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain: https://ketoan.vs.id.vn/ hoặc gọi ngay hotline: 098.721.8822 để biết thêm chi tiết bạn nhé!
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo thông tin sau:
Hotline: 098.721.8822
Fanpage: Kế Toán Newtrain – Địa Chỉ Số 1 Về Đào Tạo Kế Toán Thực Tế
Email: daotao.newtrain@gmail.com
Trung tâm đào tạo NewTrain chúc các bạn thành công!