Sau khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, người tạo lập hóa đơn cũng phải làm quen dần với các bước sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu. Sau đây, trung tâm kế toán Newtrain sẽ hướng dẫn mọi người sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu.
>>> Xem thêm: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Nội dung chính
1. Đăng ký thông tin Chữ ký số trên hệ thống của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn
Tùy vào các cách thức thực hiện đăng ký của mỗi nhà cung cấp giải pháp hóa đơn sẽ khác nhau, nhưng đa phần các nội dung thực hiện đều tương đồng, cụ thể:
B1: Chuẩn bị Token Chữ ký số (có thể lưu trong USB hoặc ổ cứng gắn ngoài) và kết nối với máy tính có thể truy cập internet.
B2: Truy cập vào trang web của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn, chọn thêm mới tài khoản (nằm trong mục Thông tin tài khoản).
B3: Tiến hành nhập các thông tin cần thiết như: Tên chủ thể chứng thư số, số CMT, tên tổ chức, thông tin đăng ký với cơ quan thuế, thời gian hiệu lực,…
B4: Hệ thống sẽ xác nhận thông tin lần cuối, bạn đồng ý bằng cách nhấn chọn nút “Lưu/Ghi lại”. Vậy là hoàn tất quá trình đăng ký.
2. Sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu
Trên phần mềm quản lý hóa đơn điện tử (có thể là phần mềm cài đặt trực tiếp trên máy tính hoặc trên nền web), người tạo hóa đơn nhấn chọn hóa đơn mong muốn (hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra).
Ví dụ: Chọn hóa đơn đầu ra:
B1: Chọn vào mục Hóa đơn đầu ra
B2: Chọn vào nút thêm mới hóa đơn.
B3: Hệ thống sẽ hiển thị các bảng thông tin, người lập hóa đơn sẽ điền đầy đủ thông tin yêu cầu, bao gồm: Thông tin chung, thông tin người bán, thông tin người mua, thêm mới hàng hóa, thêm mới dịch vụ, thêm diễn giải chi tiết (cho phép điền các thông tin ghi chú/diễn giải, ví dụ: Số hợp đồng, số vận đơn,…).
B4: Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin thì chọn Lưu lại.
B5: Chọn Phát hành hóa đơn để thực hiện việc ký và phát hành hóa đơn điện tử.
B6: Nhập mã PIN và TOKEN (chữ ký số) và sau đó chọn XÁC NHẬN.
Như vậy, bạn đã hoàn thành các bước của việc sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu.
Lưu ý:
- Các thông tin nhập trên hóa đơn điện tử phải chính xác, hạn chế viết tắt. Nên kiểm tra kỹ các thông tin trước khi phát hành.
- Nếu hóa đơn có nhiều loại Hàng hóa, dịch vụ, Bạn có thể bấm nút Lưu lại & Nhập tiếp để nhập thông tin cho các mặt hàng khác.
Việc tạo hóa đơn đầu vào cũng tương tự như hóa đơn đầu ra.
3. Hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót
Về nguyên tắc, mọi trường hợp sai sót của hóa đơn điện tử đã lập phải được hủy và lập lại theo quy định.
Trong trường hợp sai sót thuộc trách nhiệm của người mua thì 2 bên mua và bên bán phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các nội dung sai sót và tiến hành nộp cho Cơ quan thuế, sau đó lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Trường hợp trách nhiệm sai sót thuộc trách nhiệm của người bán thì người bán lập thông báo về việc hóa đơn có sai sót
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra lại các phần bị sai sót. Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Cơ quan thuế, người bán thực hiện hủy hóa đơn theo quy định. Sau đó lập hóa đơn mới thay thế.
4. Tổng kết
Trên đây là các nội dung cơ quan mà người tạo lập hóa đơn cần nắm vững khi sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu. Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo hotline 098.721.8822.