Hoá đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

Nội dung chính

Hoá đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Chắc hẳn các bạn sẽ không khỏi thắc mắc là hoá đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Điều kiện để một hoá đơn điện tử hợp lệ? Sau đây, Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain sẽ trả lời cho câu hỏi hoá đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không và hoá đơn điện tử hợp lệ là như thế nào?

>>> Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn GTGT khi bán hàng, dịch vụ

1. Hoá đơn điện tử hợp lệ là như thế nào?

Theo quy định tại khoản 3 điều 3 thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính nêu rõ Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu đạt các điều kiện sau:

Đảm bảo sự toàn vẹn của thông tin trong hoá đơn điện tử từ khi được tạo ra cho đến dạng cuối cùng là hoá đơn điện tử.
Thông tin có thể truy cập và sử dụng được ở dạng hoàn chỉnh.

Hoá đơn điện tử phải đảm bảo có các chỉ tiêu cơ bản sau:

Thông tin hoá đơn: Ký hiệu, mẫu số hoá đơn, số thứ tự hoá đơn, ký hiệu số serial, bản thể hiện của hoá đơn, ngày tháng năm lập.
Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế.
Thông tin người mua: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế.
Nội dung đơn hàng, dịch vụ: Số thứ tự, tên hàng hoá dịch vụ, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền (bằng số và bằng chữ)
Ký và đóng dấu của người bán (bằng chữ ký điện tử), ký tên của người mua.

Lưu ý: Hoá đơn điện tử ở dàng hoàn chỉnh phải là định dạng XML nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung trong hoá đơn và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Hoa-don-dien-tu-co-can-dong-dau-va-chu-ky — *Hoá đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?*

2. Hoá đơn điện tử có cần đóng dấu, chữ ký người bán?

Trong các trường hợp tổ chức, doanh nghiệp khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ về: hoá đơn điện, hoá đơn nước, dịch vụ viễn thông (truyền hình, internet), ngân hàng,… miễn đáp ứng điều kiện tự in hoá đơn thì không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán, chỉ cần chữ ký điện tử của người bán.

Đặc biệt, với hình thức kinh doanh dịch vụ thì thông tin trên hoá đơn điện tử không cần phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

Đối với tem, vé: Sẽ có mệnh giá in sẵn, không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, địa chỉ, mã số thuế.
Nếu doanh nghiệp khi thông báo phát hành hoá đơn mà có chữ ký thì trên hoá đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của bên bán hàng. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp sử dụng hoá đơn với số lượng lớn và chấp hành tốt các quy định của pháp luật về thuế, hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hoá đơn,… nếu có đề nghị đến Cục thuế, thì sẽ được xem xét và có văn bản hướng dẫn cắt giảm tiêu thức “dấu cho người bán”.

3. Hoá đơn điện tử có cần chữ kỹ người mua?

Trong trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc đơn vị kế toán mà có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc giao dịch hàng hoá giữa bên bán và bên mua như: hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hoá, biên lai thanh toán, phiếu thu, phiếu xuất kho,… thì người bán khi lập hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua.

Lưu ý: Các trường hợp phát sinh của doanh nghiệp phải được Bộ Tài chính giao cho chi Cục Thuế xem xét để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hoá đơn điện tử.

Đối với tem, vé cũng tương tự như chữ ký người bán: Không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, địa chỉ, mã số thuế.

Trên đây là giải đáp về các hoá đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký. Mọi thắc mắc, mời các bạn gửi mail về hộp thư daotao.newtrain@gmail.com, tham khảo trực tiếp mọi thông tin tại website chính thức của Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain: https://ketoan.vs.id.vn/ hoặc gọi ngay hotline: 098.721.8822 để biết thêm chi tiết bạn nhé!