Cách viết hoá đơn GTGT mới nhất khi bán hàng, dịch vụ, xây dựng
Nhiều người nghĩ rằng viết hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ, hay xây dựng là một chuyện rất đơn giản. Nhưng thực tế, nếu bạn đã viết hóa đơn bạn sẽ thấy có vô cùng nhiều sai sót vì hóa đơn là chứng từ không được phép tẩy, gạch xóa. Do vậy, bạn phải viết thật cẩn thận và đúng ngay lần đầu tiên. Dưới đây, Trung tâm đào tạo Newtrain sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết hóa đơn GTGT mới nhất!
>>> Xem thêm: Cách nhận biết hóa đơn GTGT hợp pháp hợp lệ hợp lý
1. Hướng dẫn cách viết hoá đơn GTGT
Mỗi hoá đơn khi đưa ra đều được in sẵn các trường dữ liệu, kế toán hay người bán hàng sẽ điền vào những phần trống được để sẵn. Việc viết hoàn thành đầy đủ một cái hoá đơn giá trị gia tăng sao cho hợp lệ được trình bày chi tiết dưới đây:
Tên loại hoá đơn
Trước hết, người ghi hoá đơn cần chú ý đến tên loại hoá đơn – là tên thể hiện tác dụng của hoá đơn. Ví dụ như: Hoá đơn tiền điện, hoá đơn học phí,…
Mặt khác, nếu như tổ chức doanh nghiệp muốn dùng hoá đơn để làm chứng cứ cụ thể trong công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể kèm theo ở bên dưới tên hoá đơn bằng chữ nhỏ để trong dấu ngoặc tròn (Ví dụ: Phiếu bảo hành, phiếu xuất kho).
Tên liên hoá đơn
Mỗi hóa đơn giá trị gia tăng đều bao gồm ít nhất 2 liên và tối đa không quá 9 liên: 1 liên người bán giữ, 1 liên giao cho khách hàng.
Liên thứ 3 trở đi được quy định do bên tạo hoá đơn quy định. Nếu hoá đơn được cơ quan thuế cấp thì liên 3 sẽ nộp lưu trữ tại cơ quan thuế. Hoặc các tài sản phải đăng ký sở hữu trí tuệ, sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì liên thứ 3 trở đi dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
Ngày tháng năm viết hoá đơn
Người lập hoá đơn sẽ ghi chính xác ngày ghi hoá đơn. Đối với một số loại hoá đơn sẽ yêu cầu giờ phút tạo hoá đơn, cần phải ghi đầy đủ và chính xác khung giờ, ngày tháng năm. Thể hiện sự chuyển giao giữa người bán bán và người mua, không phân biết đã hay chưa thu được tiền.
Số thứ tự hoá đơn
Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một tập hoá đơn.
Thông tin đơn vị bán (Tên, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại, mã số thuế)
Phần thông tin đơn vị yêu cầu bắt buộc phải ghi đầy đủ và rõ ràng tên bên bán hàng, dịch vụ hoặc xây dựng. Tiếp đến là địa chỉ, số tài khoản, số điện thoại liên hệ, cuối cùng là mã số thuế của bên bán hàng.
Thông tin người mua (Tên, địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh toán, mã số thuế)
Cũng như bên bán. Bên mua cũng phải ghi đầy đủ các thông tin như: tên khách hàng, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế. Đặc biệt sẽ có thêm hình thức thanh toán: tiền mặt (TM) hoặc chuyển khoản (CK)
Danh sách chi tiết các mặt hàng giao dịch (Tên hàng hoá, số lượng, đơn vị tính, giá thành, tổng tiền)
Phần này là phần thể hiện chính và là phần quan trọng nhất của hoá đơn. Các loại mặt hàng giao dịch giữa bên bán và bên mua sẽ được liệt kê trong từng ô trong bảng. Bao gồm tên mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, giá thành mỗi đơn vị, giá thành tổng đơn vị trong 1 loại mặt hàng, tổng giá thành hoá đơn trước thuế GTGT và sau thuế GTGT.
Giá tiền tổng của hoá đơn sẽ được ghi cả bằng số và bằng chữ nhằm tránh trường hợp ghi sai số dẫn đến hậu quả không hay.
Người mua và người bán ký và ghi rõ họ tên
Thông thường, nếu là giao dịch nhỏ lẻ giữa 2 cá nhân, thì việc ký tên sẽ trực tiếp của người mua và người bán. Nếu với quy mô lớn hơn như trong doanh nghiệp thì sẽ có người đại diện như kế toán, người bán hàng,… miễn ai trực tiếp lập hoá đơn giá trị gia tăng sẽ ký. Cuối cùng là phần ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên của thủ trưởng đơn vị.
2. Những lưu ý khi viết hoá đơn GTGT
Việc viết hoá đơn giá trị gia tăng thông thường sẽ rập khuôn theo những gì được nêu rõ ở trên. Nhưng để hiểu rõ và tránh sai sót khi viết hoá đơn trong những trường hợp ngoại lệ, người viết cần chú ý những điểm sau:
- Tuyệt đối không sử dụng bút màu đỏ khi viết hoá đơn
Theo quy định tại Công văn 51188/CT-TTHT, ngày 31/07/2017 thì hóa đơn không được phép sử dụng mực đỏ. Người viết hoá đơn GTGT nên dùng bút bi màu xanh để khỏi trùng màu với mực máy in (thường màu đen), và không được viết 2 màu mực trong 1 hoá đơn.
- Bản in lần 2 của hoá đơn bắt buộc phải có chữ “copy”
Theo quy định tại Công văn 49520/CT-TTHT, 24/07/2017 thì: Đối với hóa đơn tự in, khi in hóa đơn cho khách hàng thì mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (bản copy).
- Hóa đơn chỉ cần ký tại tiêu thức “thủ trưởng đơn vị” hoặc “người bán hàng”
Theo quy định tại Công văn 46422/CT-TTHT, ngày 10/07/2017.
Trong trường hợp người đại diện pháp luật, thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức “người bán hàng” thì phải có giấy uỷ quyền cho người trực tiếp bán hàng ký và ghi rõ họ tên trên hoá đơn, đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái.
Trong trường hợp trên hoá đơn có sẵn 2 tiêu thức “người bán hàng” và “thủ trưởng đơn vị”, nếu thủ trưởng đơn vị đã ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên trong tiêu thức “thủ trưởng đơn vị” thì không cần ký thêm vào tiêu thức “người bán hàng” và không cần đóng dấu ở góc trái của hoá đơn GTGT.
>>> Bài viết liên quan: Tổng hợp các tình huống sai phạm về thuế thường gặp
Trên đây là cách viết hoá đơn GTGT mới nhất khi bán hàng, dịch vụ, xây dựng mà trung tâm đào tạo kế toán Newtrain đã cung cấp cho bạn. Mọi thắc mắc hay khó khăn trong quá trình học tập và tìm hiểu về lĩnh vực này, bạn có thể gửi mail về hộp thư daotao.newtrain@gmail.com hoặc tham khảo trực tiếp tại website chính thức của Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain: https://ketoan.vs.id.vn/ hoặc gọi ngay hotline: 098.721.8822 để biết thêm chi tiết bạn nhé!
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo thông tin sau:
Hotline: 098.721.8822
Fanpage: Kế Toán Newtrain – Địa Chỉ Số 1 Về Đào Tạo Kế Toán Thực Tế
Email: daotao.newtrain@gmail.com