Nội dung chính
Cách nhận biết hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
Ngày nay, kinh tế nước ta trên đà phát triển, nhà nước bắt đầu quản lý chặt chẽ mọi hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp. Khi cơ quan nhà nước muốn kiểm tra một tổ chức, một doanh nghiệp thì bộ phận kế toán phải cung cấp biết bao nhiêu là hóa đơn, giấy tờ thu chi. Vậy làm thế nào để biết được đó là hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ và hợp lý? Dưới đây Kế toán Newtrain sẽ chia sẻ cho bạn cách nhận biết vấn đề này một cách đúng đắn để bạn có thể áp dụng tốt cho công việc của mình.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các tình huống sai phạm về thuế thường gặp
1. Thế nào là hóa đơn hợp pháp
Theo điều số 22,23 thông tư 39/2014/TT-BTC thì hiện tại có 4 loại hóa đơn hợp pháp được sử dụng và thông hành:
Loại 1: Hóa đơn GTGT đã được doanh nghiệp đặt in và thông báo phát hành, còn thời hạn sử dụng.
Loại 2: Hóa đơn GTGT được doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và đã thông qua Cơ quan thuế. Theo Thông tư 37/2017/TT-BTC thì nếu sau 2 ngày kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in của DN mà Cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản thì DN được sử dụng hóa đơn tự in đó.
Loại 3: Hóa đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành và các cơ quan Thuế cung cấp cho các doanh nghiệp,
Loại 4: Các loại hóa đơn GTGT đặc thù khác được phép sử dụng theo pháp luật.
Tóm lại, hóa đơn GTGT hợp pháp là hóa đơn do Tổng cục thuế phát hành và các cơ quan thuế cấp phát cho các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh và đặc biệt chúng đã được làm thủ tục thông hành và còn thời hạn, giá trị sử dụng.
Một số trường hợp hóa đơn GTGT sẽ bị xem là bất hợp pháp như: doanh nghiệp mà bạn trao đổi mua bán không làm thông báo phát hành cho hóa đơn đó, hoặc sản phẩm giao dịch không nằm trong phạm vi đăng kí kinh doanh của doanh nghiệp đó, hoặc doanh nghiệp mà bạn giao dịch đang tạm ngừng kinh doanh hay đang trốn thuế.
Để nhận biết đó có phải là hóa đơn GTGT hợp pháp hay không, bạn chỉ cần việc kiểm tra hóa đơn đó đã được đăng kí phát hành hay chưa, doanh nghiệp sở hữu có còn tồn tại, có bị cấm, tạm dừng hoạt động, hay thua lỗ hay không nhé!
2. Thế nào là hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn được lập và tuân thủ theo nguyên tắc lập hóa đơn GTGT. Chính vì vậy, hóa đơn hợp lệ sẽ có đầy đủ những yếu tố sau:
Về nội dung, hóa đơn GTGT hợp lệ là hóa đơn có đầy đủ các yếu tố như ngày tháng phát hành, tên, MST, địa chỉ văn phòng đại diện, cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp, số tài khoản thanh toán của người trao đổi mua bán và hình thức thanh toán là gì. Ngoài ra, còn cần phải ghi rõ tên mặt hàng, số lượng đơn hàng, giá cả, số tiền thanh toán, tiền thuế GTGT (VAT). Cuối cùng là chữ ký của người mua và người bán, bên bán phải có đóng dấu mộc của công ty. Với một số trường hợp như mua hàng qua mạng, người mua có thể không cần kí và trên hóa đơn GTGT chỉ cần ghi là mua hàng qua mạng. Còn đối với không có mặt của giám đốc bên công ty bán, trên hóa đơn GTGt sẽ đính kèm giấy ủy quyền, người được ủy quyền phải kí vào đây.
Về hình thức, hóa đơn GTGT hợp lệ là hóa đơn còn nguyên vẹn, không được sửa chữa, tẩy xóa, nội dung trên hóa đơn và các giấy tờ liên quan phải khớp với nhau. Đặc biệt, trên hóa đơn GTGT phải được viết cùng một màu mực và là loại mực hợp lệ, không bị lem hoặc loang lổ trong việc cất giữ chứng từ, giấy tờ.
3. Thế nào là hóa đơn hợp lý
Hóa đơn GTGT hợp lý ở đây chính là nói đến chi phí hợp lý đối với điều kiện, hoàn cảnh kinh doanh của doanh nghiệp đó. Điều này giúp các chi phí, hóa đơn giấy tờ thêm minh bạch hơn.
Ví dụ như, công ty A là công ty không chuyên về kinh doanh vận tải, nhưng trong các hóa đơn GTGT có hóa đơn xăng dầu, mà công ty A không có sở hữu các loại phương tiện, ô tô xe máy, thì dù hóa đơn đó có là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ thì cũng không được chấp nhận vì nó không hợp lý. Giả sử như một nhân viên cấp cao của doanh nghiệp đó có sở hữu xe ô tô riêng, hóa đơn GTGT xăng dầu đầu vào phát sinh từ chiếc ô tô đó sẽ không được chấp nhận vì xe đó không thuộc quyền sở hữu của công ty.
Hơn nữa, hóa đơn GTGT hợp lý không vượt quá số tiền định mức cho phép theo thông tư 40/2017/TT-BTC. Với chi phí trên 20 triệu đồng thì phải chuyển qua ngân hàng từ tài khoản của người mua sang tài khoản người bán thì mới là hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ và hợp lý.
Lưu ý, hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ và hợp lý sẽ là căn cứ để khấu trừ thuế và ghi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Trên đây là những thông tin cực kì bổ ích cho bạn đọc xung quanh những vấn đề liên quan đến hóa đơn GTGT nói riêng và ngành nghề kế toán nói chung.
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo thông tin sau:
Hotline: 098.721.8822
Fanpage: Kế Toán Newtrain – Địa Chỉ Số 1 Về Đào Tạo Kế Toán Thực Tế
Email: daotao.newtrain@gmail.com