Sử dụng hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích so với hóa đơn giấy truyền thống. Bên cạnh đó, cách thức áp dụng, quản lý và phương pháp sử dụng hóa đơn điện tử cũng phải hợp lý. Như vậy, có lưu ý quan trọng gì khi sử dụng hóa đơn điện tử không? Sau đây, Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain sẽ liệt kê những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Nội dung chính
>> Xem thêm: Có được sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử?
4 lưu ý quan trọng khi sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
1. Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử đúng với quy định của pháp luật, các tổ chức doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Là tổ chức, doanh nghiệp có đủ tài chính, thường xuyên giao dịch với cơ quan thuế của Nhà nước, ngân hàng qua các dịch vụ điện tử.
- Bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, mã số thuế được cấp bởi cơ quan Thuế
- Đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng, hệ thống các thiết bị hỗ trợ.
- Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm về nghiệp vụ kế toán tài chính và khả năng sử dụng máy tính, phần mềm hóa đơn điện tử thành thạo.
2. Các tiêu chí bắt buộc khi sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ vào các quyết định trong Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018: Hóa đơn điện tử cũng như các chứng từ khác đều phải được tạo lập và lưu trữ cận thận. Lưu bằng phương pháp điện tử trên máy tính thay vì dùng giấy,vì vậy sẽ có thêm khái niệm mã xác thực. Hóa đơn điện tử còn phải có thêm chữ ký số hoặc chữ ký điện tử. Thời điểm lập hóa đơn điện tử bắt buộc phải chính xác chi tiết đến ngày, giờ, phút, giây.
3. Sử dụng hóa đơn điện tử đúng nhất cho mỗi đơn vị
Hóa đơn điện tử khi được xuất rồi thì không được chỉnh sửa thông tin trên đó. Nếu xảy ra sai sót thì phải làm biểu mẫu báo cáo đến cơ quan Thuế, thông báo đến bên mua hàng, sau đó mới xuất hóa đơn điện tử khác thay thế theo đúng quy định của Nhà nước.
Vì bản chất hóa đơn là dữ liệu số, sẽ được lưu trên trên hệ thống của doanh nghiệp và được đồng bộ trên nhiều máy tính khác nhau cho mỗi đơn vị. Mỗi đơn vị có thể tải về và lưu trữ riêng trên hệ thống máy tính cá nhân. Việc thay đổi phải được thực hiện trên máy chủ thì mới chấp nhận hóa đơn điện tử mới được thay đổi. Mọi bản sao trên các máy khác đều chỉ có giá trị về lưu trữ và trình bày.
4. Phương pháp lưu hóa đơn chuyển đổi
Một số công việc đặc thù thì sẽ yêu cầu xuất hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, thông thường sẽ theo 2 mục đích:
- Mang theo trong quá trình vận tải hàng hóa qua các khu vực có quản lý về thị trường, xuất xứ hàng hóa, chất lượng an toàn của sản phẩm (an toàn thực phẩm,…) để kiểm duyệt và làm căn cứ giải trình khi có vấn đề gì xảy ra.
- Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu dùng hóa đơn điện tử để thanh toán với công ty bảo hiểm. Thì sẽ được xuất hóa đơn chuyển đổi có chữ ký và đóng dấu đỏ. Khách hàng không cần phải ký.
5. Lựa chọn nhà cung cấp
Hiện nay, có khá nhiều đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trên thị trường. Để lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp và các tiêu chí về: chất lượng dịch vụ, giá thành sản phẩm, thương hiệu, uy tín.
6. Tổng kết
Trên đây là các lưu ý quan trọng chính khi sử dụng hóa đơn điện tử mà trung tâm Newtrain muốn gửi đến các bạn. Tuy nhiên, để sử dụng thành thạo thì chưa đủ, người dùng cần phải tìm hiểu thêm nhiều kiến thức về giải pháp hóa đơn điện tử, làm việc thực tế với hóa đơn điện tử để rút ra được các kinh nghiệm nghiệp vụ.
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo hotline 098.721.8822