Ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển. Hóa đơn giấy dần dần được thay thế bằng hóa đơn điện tử nhờ sự tiện dụng mà hóa đơn điện tử mang lại. Như vậy, những điều cần biết về hóa đơn điện tử như thế nào? Sau đây, Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain sẽ giải đáp các thắc mắc của mọi người về những điều cần biết của hóa đơn điện tử.
Nội dung chính
>>> Xem thêm: 5 Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được tạo nên từ tập hợp các dữ liệu điện tử của các hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ dưới dạng phương tiện điện tử, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Đặc điểm của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử không có Liên: Vì là dữ liệu số, được xử lý trên hệ thống máy chủ chung nên hóa đơn điện tử không có Liên. Các bên bán, bên mua và cơ quan thuế sẽ truy xuất thông tin hóa đơn trên một bản hóa đơn duy nhất.
3. Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại chính:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Là hóa đơn áp dụng cho người bán hàng, cung ứng dịch vụ thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế GTGT với Nhà nước theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Là hóa đơn áp dụng cho người bán hàng, cung ứng dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Hóa đơn xuất khẩu: Là hóa đơn trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại.
- Hóa đơn khác: Tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; chứng từ điện tử.
Là các hóa đơn trong việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức, trung tâm, công ty kinh doanh đối với khách hàng. Các nội dung được quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
4. Các tiêu chí bắt buộc của hóa đơn điện tử
Cũng giống như các hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử cũng có những tiêu chí bắt buộc, bao gồm các thông tin như: tên, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn… Thời điểm lập hóa đơn bắt buộc phải chính xác từ ngày, giờ, phút, giây. Đặc biệt, vì hóa đơn điện tử là dạng dữ liệu số, nên chữ ký sẽ được thay thế bằng chữ ký điện tử.
5. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
- Tất cả các doanh nghiệp kinh doanh ở mọi lĩnh vực, bao gồm có vốn đầu tư của nhà nước, tư nhân hoặc nước ngoài.
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp có rủi ro cao về thuế
- Hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và doanh thu năm trước từ 3 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực: nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng. Có doanh thu 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ.
- Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán nhưng trong diện không bắt buộc, được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
6. Phạm vi sử dụng hóa đơn điện tử
Bắt đầu từ ngày 01/11/2018, hóa đơn điện tử sẽ được khuyến khích dùng thay thế cho hóa đơn giấy. Đến ngày 01/11/2020, hóa đơn giấy sẽ không còn giá trị lưu hành trên thị trường. Hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng ở tất cả các ban ngành, tổ chức, doanh nghiệp,… trên địa bàn toàn lãnh thổ Việt Nam và các hoạt động mua bán, trao đổi với nước ngoài.
7. Thủ tục để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải khởi tạo và thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Trước khi làm hồ sơ, cần phải liên hệ bên bộ phận quản lý thuế ở địa phương để xem hình thức nộp hồ sơ. Sau đó tiến hành các bước:
- Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử (phần mềm MISA hoặc phần mềm AMIS.VN)
- Bước 2: Nộp hồ sơ cho Cơ quan thuế của Nhà nước. Tra cứu thông báo và các mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Lưu ý: Sau 2 ngày ra thông báo, nếu Cơ quan thuế không phản hồi, doanh nghiệp được phép đưa vào sử dụng hóa đơn điện tử.
8. Các hình thức nhận hóa đơn điện tử của khách hàng
Có nhiều cách để khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Nhận hóa đơn điện tử trực tiếp từ người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thông qua hộp thư điện tử: SMS, Email.
- Nhận qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
9. Người mua kê khai thuế như thế nào đối với hóa đơn điện tử
Người mua sau khi nhận hóa đơn điện tử của bên bán thì có thể kê khai thuế giống như hóa đơn giấy. Người mua có thể yêu cầu bên bán xuất ra hóa đơn giấy và có chữ ký, đóng dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển.
Trên đây là những điều cần biết về hóa đơn điện tử.
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo hotline 098.721.8822