Trong quá trình tạo lập, sử dụng hóa đơn điện tử của các nhân viên kế toán sẽ không tránh khỏi các sai sót. Có nhiều sai sót khác nhau như sai lệch thông tin bên bán và mua, sai lệch số liệu, hay thậm chí cả sai chính tả. Như vậy, cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai như thế nào? Có khác biệt so với xử lý hóa đơn giấy bị sai hay không? Trung tâm đào tạo kế toán Newtrain sẽ trả lời các thắc mắc của mọi người về Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai.
>>> Xem thêm: 5 lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử
Nội dung chính
1. Xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót đã có mã của cơ quan Thuế
-
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua mà đã phát hiện được sai sót. Các bước xử lý:
Bước 1: Người bán tiến hành thông báo cho cơ quan thuế về trường hợp sai sót (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử đó.
Bước 2: Sau khi hoàn thành các thủ tục thông báo, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Ghi đầy đủ các nội dung, ký điện tử gửi đến Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót
Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho người mua
-
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót. Các bước xử lý:
Bước 1: Người bán liên hệ với người mua để thông báo các sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập. Hai bên tiến hành lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các nội dung sai sót, thông báo về việc hóa đơn sai sót đến cơ quan Thuế (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử đã có mã lập sai sót.
Bước 2: Sau khi hoàn thành các thủ tục thông báo, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Ghi đầy đủ các nội dung, ký điện tử gửi đến Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót
Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho người mua
-
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử sau khi nhận dữ liệu hóa đơn. Các bước xử lý:
Bước 1: Sau khi phát hiện, Cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc hóa đơn điện tử bị sai sót (theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
Bước 2: Người bán kiểm tra các nội dung sai sót, thông báo lại cho cơ quan thuế các nội dung sai sót (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) và hủy hóa đơn. Thực hiện trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan Thuế.
Bước 3: Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Ghi đầy đủ các nội dung, ký điện tử gửi đến Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót
Bước 4: Gửi hóa đơn mới cho người mua
2. Xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót không có mã của cơ quan Thuế
-
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua mà đã phát hiện được sai sót (người bán hoặc người mua phát hiện). Các bước xử lý:
Bước 1: Người bán liên hệ với người mua thông báo về các sai sót của hóa đơn điện tử. Sau đó 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử bị sai sót và hủy hóa đơn bị sai sót đó (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Ghi rõ các nội dung, chữ ký số.
Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua.
-
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử sau khi nhận dữ liệu hóa đơn. Các bước xử lý:
Bước 1: Sau khi phát hiện các sai sót của hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế thông báo cho người bán (theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
Bước 2: Người bán tiến hành kiểm tra, đối chiếu các nội dung bị sai đó. Thông báo lại cho cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử bị sai. Thực hiện trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan Thuế.
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Ghi rõ các nội dung, chữ ký số.
Bước 4: Gửi hóa đơn mới cho người mua
Lưu ý: Mặc dù vấn đề sai sót thông tin khi tạo lập, sử dụng hóa đơn điện tử là không tránh khỏi. Nhưng các kế toán viên nên cẩn thận hơn để tránh những sai sót không đáng có ảnh hưởng đến tiến độ công việc, trải nghiệm của khách hàng, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu phát hiện xảy ra sai sót, doanh nghiệp cần tiến hành xử lý ngay, tránh các trường hợp không đáng có về sau.
3. Tổng kết
Tóm lại, những cách thức xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót cũng tương tự như hóa đơn giấy, khác ở chỗ là sử dụng máy tính để nhập dữ liệu. Các bạn cùng tham khảo và lưu lại những quy trình xử lý. Hãy chuẩn bị kiến thức nghiệp vụ thật tốt và đừng quên rèn luyện tính cẩn thận trong công việc.
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo hotline 098.721.8822